Abiks avaliku ürituse korraldajale – mida silmas pidada

Kui saabuv suvesoe tekitab soovi korraldada avalik üritus, tasub plaan hoolega läbi mõelda. Toome välja kõige olulisema info, mida iga avaliku ürituse korraldaja teadma peaks.

Kas tegemist on avaliku üritusega?

Mõtle välja, kellele see üritus on mõeldud ja kus toimub. Kui kutsud sõpru oma õuele, siis see ei ole avalik üritus. Avalik on üritus siis, kui sinna võivad tulla kõik soovijad (mitte ainult kutsesaajad) ja see toimub avalikus kohas.

Avalik üritus nõuab korraldamiseks luba

Kui tegemist on avaliku üritusega, tuleb sellele taotleda avaliku ürituse korraldamise luba. Seda saab teha Rae valla iseteeninduskeskkonnas https://iseteenindus.rae.ee/, täites taotluse ja lisades juurde olulised dokumendid.

Taotlus esita vähemalt 15 tööpäeva (maksimaalselt 6 kuud) enne avaliku ürituse toimumist,  liikluse ümberkorraldamise vajaduse korral vähemalt 20 tööpäeva enne. Muidu võib juhtuda, et taotlust ei jõuta nõuetekohaselt kooskõlastada ja siis on vallavalitsusel õigus jätta taotlus läbi vaatamata ning luba jääb väljastamata.

Olulised nõuded

Kas ürituse toimumise asukoht on sinu isiklikus omandis või mitte? Kui koht kuulub kellelegi teisele, tuleb taotlusele lisada maa- või ruumiomaniku nõusolek. Vallale kuuluval maal või ruumides üritust korraldades pead arvestama renditasuga, teatud juhtudel võib taotlusesse lisada soovi koha soodushinnaga või tasuta kasutamiseks.

Väliürituse taotlusele tuleb lisada asendiplaan – vabas vormis kaardipilt, kus on näha paigutus, nt kus on lava, parkimine, välikäimlad jne. Liikluskorralduse muutuse vajaduse korral tuleb esitada korrektne liiklusskeem, mida saab avalikkusega jagada. Kui liikluskorralduse muutus puudutab ka ühistransporti, tuleb võtta vajalikud kooskõlastused.

Taotluses soovime näha ka plaanitud osalejate hulka (kas see on oluliselt suurem kui selles kohas tavaliselt) ning kas üritus on mõeldud alaealistele.

Samuti tuleb määrata, kes vastutab üritusel turvalisuse eest ja kes on üritusel kontaktisik (või projektijuht või peakorraldaja), keda kogu ürituse ajal näidatud telefoninumbril kätte saab.

Millal ei ole avaliku ürituse korraldamise luba vaja

Loataotlust ei pea esitama, kui avalik üritus toimub selleks ettenähtud kohas (näiteks kontsert kultuurikeskuses) ja puudub kõrgendatud turvarisk. Kõrgendatud turvarisk tekib siis, kui üritusega kaasneb liikluse ümberkorraldamine, pakutakse või müüakse alkohoolseid jooke, osalejaid on rohkem kui 500, üritus on suunatud lastele ja noortele, ürituse ala piirneb veekoguga, üritus toimub selleks mitte ette nähtud kohas, kasutatakse suuremõõtmelist lisainventari, üritus toimub öisel ajal, kasutatakse pürotehnilisi tooteid või lahtist tuld.

Läbi tuleb mõelda palju nüansse

Ürituse korraldaja peab mõtlema läbi palju nüansse – millist inventari on vaja (lava, telgid, lauad, pingid, tehnika), milliseid tegevusi pakutakse, kas tuleb tellida välikäimlad jne.

Toitlustuse pakkumisel on oluline meeles pidada, et avalikel üritustel kasutatakse toidu ja joogi serveerimiseks üksnes korduskasutatavaid nõusid ja söögiriistu, neid vajadusel rentides. Tekkivaid jäätmeid tuleb koguda liigiti, tagades selleks erinevad konteinerid. Peale sündmuse lõppu tuleb tagada ala endine heakord.

Kui vallale kuuluval maal on plaanis korraldada kaubandust (nt laat), tuleb määrata kauplemise korraldaja, kes esitab Rae valla iseteeninduskeskkonnas kauplemistaotluse ja saadab nõuetekohaselt kauplejate nimekirja.

Muusika esitamisel või kasutamisel taustana peab tagama autorikaitse nõuetest kinni pidamise, vajadusel sõlmima lepingu Eesti Autorite Ühinguga (eau.org), esitama aruande ja tasuma autoritasud. Protsess ei murra konti ja tasuta sündmuse puhul on summad üpris tagasihoidlikud.

Üritus ei tohi rikkuda öörahu. Kui on soov pidada üritust kauem, tuleb selleks vallavalitsuselt luba saada.

Politsei ja Päästeameti kooskõlastust ei pea küsima korraldaja – sellega tegeleb vallavalitsus saadud taotluse põhjal.

Nõudeid võib tunduda  palju, kuid nende eesmärk on aidata ürituste korraldajal ennetada võimalikke probleeme – et üritus saaks teoks rahuliku südamega. Kui tekib küsimusi, võta julgelt ühendust! Edu kõigile ürituste korraldajatele!

Foto: Jüripäev Jüris. Foto: Ardo Säks